Dokumentation im JHM (Jugendhilfemanager)

Bitte sorge dafür, dass die Dokumentation deiner Arbeitstage und Zeiten immer am letzten Wochentag des laufenden Monats abgeschlossen sind.
Wir beginnen immer am 1. Werktag des Folgemonats mit der Abrechnung. Du kannst mit deiner vollständigen und zeitnahen Dokumentation dafür sorgen, dass wir dich bei Fragen zu deiner Begleitung inhaltlich präzise unterstützen können und deine Lohnabrechnung fehlerfrei und zeitnah abgeschlossen werden kann.
Verspätete, unvollständige oder fehlerhafte Dokumentationen führen unvermeidbar zu Verzögerungen

Vorab: So startest du mit dem Jugendhilfemanager

Wie richte ich den JHM auf meinem Smartphone ein ?

Du kannst den Jugendhilfemanager im Browser deines Computers oder auf deinem Smartphone nutzen. In diesem Video siehst du, wie du den JHM auf der Startseite deines Smartphone anlegen kannst. So kannst du flexibel und von überall aus dokumentieren und arbeiten.

Um vom Smartphone auf den JHM zuzugreifen, klicke hier.
Um zur Desktopversion des JHM zu kommen, klicke hier.

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Wie melde ich mich im JHM an und wie ändere ich mein Passwort ?

In diesem Video zeigen wir dir, wie du dich in der Desktopversion im JHM anmeldest und im ersten Schritt dein Zugangspasswort änderst. Bitte mache dies aus Gründen des Datenschutzes als erstes.

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1. Dokumentation von Anwesenheitsterminen

Darauf solltest du achten:

  • Bitte ignoriere in jedem Fall das Unterschrift-Feld
  • Lege eine Dokumentation als Hilfeplangespräch oder Umfeldarbeit bei deinem Schützling an, wenn an dem Termin eine externe Person wie z. B. Lehrkraft, Jugendamt, Erziehungsberechtigte oder Therapeuten teilgenommen haben
  • Insbesondere Hilfeplangespräche und Helferkonferenzen dokumentierst du bei deinem Schützling - hier reicht es, wenn du die Zeiten wie besprochen einträgst
  • Wenn du eine Dokumentation vollständig löschen möchtest gib uns bitte Bescheid - wir übernehmen das gerne für dich
  • Bitte achte darauf, dass die Tage und Zeiten korrekt sind 
  • Die Teilnahme an Fallteamsitzungen oder Gespräche mit deiner Teamkoordination dokumentierst du als sonstige Arbeitszeit - nicht bei deinem Schützling 


Ergänzungen beim Einsatz als Schulbegleitung im Poolmodell:

  • Wenn du eine unserer im Rahmen von Schulbegleitung unterstützten Schützlinge begleitet hast, lege für diese Zeit bitte für jeden Schützling eine eigene Dokumentation an und wähle bei Inhalt des Kontakts -> Schulbegleitung
  • Wenn dein Schützling nicht da ist, du stattdessen bei einem anderen Schützling oder in einer anderen Klasse bist, dann lege bitte eine Dokumentation mit einem kurzen Hinweis zu deinem Einsatzort an und wähle bei Inhalt des Kontakts -> Schulbegleitung (Pool)

2. Dokumentation von Ausfallterminen

Darauf solltest du achten:

  • Bitte ignoriere in jedem Fall das Unterschrift-Feld
  • Bitte wähle zu Beginn der Dokumentation eines ausgefallenen Termins immer "hat der Kontakt stattgefunden?" -> nein 
  • Nutze das nun folgende Freitextfeld "Grund des Kontaktausfalls" nur dann, wenn du eine Ergänzung zum unten gewählten Inhalt des Kontakts machen möchtest
  • Gebe immer auch die Zeiten an, zu denen du gearbeitet hättest.
  • Bitte wähle den passenden Grund des Kontaktausfalls. Wir haben versucht, hier alle Möglichkeiten abzudecken
  • Bitte wähle "eigenes Kind krank" nur dann, wenn du aufgrund der Pflege oder Betreuung eines eigenen oder adoptierten Kindes nicht arbeiten kannst (Kinderkrankentage, Vergütung durch die Krankenkasse)
  • In den Schulferien brauchst du keine Dokumentationen anlegen
  • Wenn du als Vertretung bei einem anderen Schützling bist, lege bitte nur eine Dokumentation für diese Zeit bei diesem Schützling an
  • Wenn du krank bist brauchst du dies nicht zusätzlich in Personio oder an anderer Stelle erfassen - falls du eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erhalten hast, brauchst du diese nicht mehr hochzuladen. Wir erhalten diese von deiner Krankenkasse.